Privacyverklaring Shiftly

Laatst bijgewerkt op 6 november 2026

Shiftly is software voor uitzend- en bemiddelingsbureaus om diensten, uren, beschikbaarheid en facturatie te regelen. Flexwerkers gebruiken de Shiftly-app of de website om open diensten te zien, hun beschikbaarheid door te geven en hun uren bij te houden. Deze verklaring legt uit hoe daarbij met persoonsgegevens wordt omgegaan.

1. Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Je gebruikt Shiftly via een bureau waarvoor je werkt of wilt werken. Dat bureau bepaalt welke gegevens het van jou vraagt en waarvoor. Het bureau is daarmee de verwerkingsverantwoordelijke. Voor wat het bureau met jouw gegevens doet, geldt de privacyverklaring van het bureau zelf.

Nimbus Cloudworks levert en beheert Shiftly en verwerkt de gegevens in opdracht van het bureau. Nimbus Cloudworks is dus verwerker en gebruikt jouw gegevens niet voor eigen doelen.

2. Welke gegevens worden verwerkt?

Welke gegevens precies worden gebruikt, hangt af van wat jouw bureau instelt. Het gaat om:

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, telefoonnummer en wachtwoord. Het wachtwoord wordt niet leesbaar opgeslagen.
• Profielgegevens die je bureau vraagt: bijvoorbeeld adres, geboortedatum, functie, bankrekeningnummer, kwalificaties en registratienummers zoals BIG of AGB.
• Diensten en uren: diensten waarvoor je bent uitgenodigd, je reacties, geplande en gewerkte diensten, ingevulde uren en onkosten, en de goedkeuring daarvan.
• Beschikbaarheid: de dagen en tijden die je zelf doorgeeft.
• Documenten: alleen als jouw bureau dat inricht, kun je documenten uploaden, zoals een kopie van je identiteitsbewijs, een VOG of een BIG-bewijs. Dit zijn gevoelige gegevens. Je kiest zelf of en wanneer je iets uploadt. Ondertekende documenten (bijvoorbeeld een overeenkomst) worden vastgelegd met het tijdstip van ondertekenen.
• Berichten: berichten van en naar je bureau en meldingen in de app, als het bureau dit heeft aangezet.
• Apparaatgegevens voor meldingen: een technische code (push-token) van je telefoon, de versie van de app en je meldingsvoorkeuren, als je meldingen toestaat.
• Technische gegevens en logboeken: tijdstip van inloggen en mislukte inlogpogingen met het IP-adres, en een logboek van wijzigingen in het systeem (wie deed wat en wanneer). Dit gebruiken we voor de beveiliging en om fouten op te sporen.

Shiftly gebruikt geen locatiegegevens en geen advertentie- of analysetools van derden. Op je telefoon vraagt de app alleen toegang tot de camera of foto's als je zelf een foto of document wilt toevoegen, en alleen tot meldingen als je die wilt ontvangen. Als je Face ID of vingerafdruk voor het ontgrendelen van de app aanzet, blijft die controle op je toestel: Shiftly ontvangt geen biometrische gegevens.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

Het bureau bepaalt de doelen en de grondslag. Algemeen gaat het om:

• het uitvoeren van de overeenkomst met jou of het voorbereiden daarvan: plannen van diensten, bijhouden van uren, uitbetalen en factureren;
• wettelijke verplichtingen van het bureau, zoals de fiscale en loonadministratie en het controleren van identiteit en kwalificaties;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld het beveiligen van het systeem en het voorkomen van misbruik;
• toestemming waar die nodig is, bijvoorbeeld voor meldingen op je telefoon. Die kun je altijd weer intrekken in de instellingen van je telefoon of in de app.

Welke grondslag voor jouw gegevens geldt, staat in de privacyverklaring van je bureau.

4. Hoe lang worden gegevens bewaard?

De bewaartermijnen worden door het bureau vastgesteld. Shiftly ondersteunt dit technisch zo:

• Facturen, urenstaten, banktransacties en de bijbehorende administratie blijven 7 jaar bewaard, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Je profielgegevens, beschikbaarheid, berichten, meldingen en inloggegevens blijven bewaard zolang je actief bent bij het bureau.
• Persoonlijke documenten (identiteitsbewijs, VOG, BIG-bewijs) blijven bewaard tot je ze zelf verwijdert, je je account verwijdert of het bureau je gegevens anonimiseert. Ze worden dan direct en definitief gewist.
• Het logboek van wijzigingen is twee jaar zichtbaar voor het bureau en daarna gearchiveerd. Het deel dat bij de financiele administratie hoort, blijft 7 jaar zichtbaar.
• Als een bureau je gegevens anonimiseert, worden je naam, contactgegevens, documenten, beschikbaarheid, berichten, meldingen en push-tokens gewist. Gegevens die het bureau wettelijk moet bewaren, blijven bewaard zonder dat je er direct aan herkenbaar bent.

5. Met wie worden gegevens gedeeld?

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor reclame. De gegevens zijn zichtbaar voor medewerkers van het bureau waarvoor je werkt, volgens de rechten die het bureau hen geeft. Een opdrachtgever van het bureau ziet alleen wat het bureau via het portaal met die opdrachtgever deelt, zoals de diensten en uren die bij hem horen.

Daarnaast schakelen we voor het leveren van Shiftly partijen in:

• Hosting: Shiftly draait op servers van Nimbus Cloudworks in de Europese Unie. Documenten worden versleuteld opgeslagen.
• E-mail: berichten zoals een uitnodiging of een link om je wachtwoord te herstellen worden verstuurd via de e-maildienst van Microsoft (Microsoft 365).
• Meldingen op je telefoon: als je meldingen toestaat, gaat een melding via Apple (Apple Push Notification service) of Google (Firebase Cloud Messaging). Zij krijgen alleen het push-token en de tekst van de melding. Die tekst is meestal algemeen, bijvoorbeeld "Nieuwe dienst beschikbaar", zonder bedragen of gevoelige gegevens. Alleen een bericht dat je bureau zelf als pushbericht schrijft, wordt met die tekst meegestuurd.
• Betalingen: alleen als jouw bureau automatische incasso via Mollie aanzet, deelt Shiftly de gegevens die daarvoor nodig zijn (zoals naam, rekeningnummer en bedrag) met Mollie.

Een bureau kan daarnaast eigen koppelingen met andere systemen instellen. Daarover informeert het bureau je zelf. Wij geven gegevens verder alleen door als een wet dat van ons eist.

6. Hoe beveiligen we gegevens?

• Het verkeer tussen je toestel en Shiftly loopt versleuteld (HTTPS).
• Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen en gevoelige instellingen, zoals koppelingen met andere diensten, zijn versleuteld.
• Geuploade persoonlijke documenten worden per bestand versleuteld opgeslagen. Het bekijken ervan vereist een extra bevestiging, en elke upload, inzage en verwijdering wordt vastgelegd. Dat logboek kun je als flexwerker zelf inzien.
• Medewerkers van het bureau kunnen met een extra stap (tweestapsverificatie) inloggen en zien alleen wat hun rol toestaat. De gegevens van verschillende bureaus zijn technisch van elkaar gescheiden.
• Inlogpogingen worden begrensd om misbruik tegen te gaan. In de app wordt je sessie in de beveiligde opslag van je toestel bewaard (Keychain op iPhone, Keystore op Android).

Geen enkel systeem is volledig onfeilbaar. Merk je iets verdachts op, of denk je dat iemand toegang tot je account heeft, mail dan direct naar support@nimbuscloudworks.nl en wijzig je wachtwoord.

7. Cookies en lokale opslag

Shiftly gebruikt geen advertentie- of trackingcookies en geen analysetools. De website bewaart in je browser alleen wat nodig is om ingelogd te blijven en je weergave-instellingen te onthouden. Daarom is geen cookiebanner nodig. Deze pagina's gebruiken niets van dit alles.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op correctie, op verwijdering, op beperking van de verwerking, op overdracht van je gegevens en om bezwaar te maken. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.

Omdat het bureau verantwoordelijk is voor je gegevens, kun je je verzoek het beste aan het bureau richten. Je kunt je verzoek ook mailen naar support@nimbuscloudworks.nl. Wij geven het dan door aan het bureau, dat het verzoek afhandelt. Om te voorkomen dat iemand anders om jouw gegevens vraagt, kunnen we je vragen je eerst te identificeren. Vaak kun je veel zelf regelen in de app: je profiel aanpassen, documenten verwijderen en, als het bureau dat toestaat, je account verwijderen.

9. Klacht

Ben je het niet eens met hoe er met je gegevens wordt omgegaan, neem dan eerst contact op met je bureau of met ons. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als Shiftly verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren we de bureaus.

11. Contact

Vragen over deze verklaring? Mail naar support@nimbuscloudworks.nl of bel 085 008 2750 (maandag tot en met vrijdag, 09:00 tot 17:00). Hulp bij de app staat op de supportpagina.